時間管理は生産性を向上させる

生産性向上や物事の管理、自己や時間管理など、どのようにすれば出来るようになるのか解説します。

時間管理は生産性を向上させる

記事の内容
時間や自分自信の管理が出来ていない方が多く、目的を達成するために無駄な時間を過ごしているのが現状です
使う時間の考え方や物事の整理、何を優先して行動すればいいかを説明していきます
これらの思考実行は生産性を高めます

物事の管理

物事の管理とは簡単に言えば自分の状況の管理です。1日のスケジュールの中から、自分の取るべき時間、仕事や遊びといった管理をします

管理は大きく分けると解りやすくなります

  1. 時間を区分する
  2. やるべき事(仕事や勉強内容など)を把握する
  3. 感情をコントロールする

以上の3つを管理できれば割と目標達成に大きく前進します。具体的に見ていこう

時間を区分する

毎日の仕事内容はある程度決まっていると思います。その中から時間を作るということは、何かを犠牲にするということです

そこでどうしてもこれがやりたい的な優先事項などを考え、時間を見直していきます

時間を作るには、まず優先して達成したいことを考えます。普段やっている日常作業をみれば、別に今日やらなくてもいいと判断できる作業内容があるはずです

その内容を省き優先事項を当てはめます。1時間でも2時間でも構わないので当てはめましょう

もし時間の作り方がわからないのであれば、自分は優先的に何をやりたいのかを考えましょう。そしてやらなくてもいい事を犠牲にしましょう

この習慣を身に付ければ、やるべきことリストをイメージで考えることが出来るようになり、順番や何を優先していけばうまく仕事や勉強を回せるのかといったことを理解できるようになります

やるべき事(仕事や勉強内容など)を把握する

やるべき事柄を理解するというのは、内容をしっかり把握することです。わかりやすく理解するために、例に出してみます

まったく同じ内容の仕事をAさんとBさんにやらせたとします

1日で作業を終わらすAさんと終わらないBさんとでは一体何が違ったのか?この違いこそが内容を把握するということなのです

Aさんの場合

Aさんは仕事を急いでやったわけではありません。まず仕事をどのように進めていけば、終わらせれることが出来るかを理解していたことです

段取り、事の進め方、時間の使い方などをちゃんと認識していたことです

この様な人たちは仕事を始める前に終わらせ方のイメージが出来上がっています。考え方的には、時間内に終わらせることではなく、時間の空間を認識して終わらせているということです

つまり何時までに終わらせるではなく、これだけの仕事量ならこれだけの時間があれば十分こなせると時間の空間を認識しているのです

Bさんの場合

Bさんも同じく急いで仕事をやったわけではありません。ただ違ったのは単純に仕事をこなしただけです

段取りや事の進め方を考えず、目の前に置かれた仕事を黙々とやり続けたのです。つまり内容を理解することなく、時間内にやれるだけやればいいという作業です

2人の明確な違いは内容の組立てです。Aさんはこれが出来ていたので効率よく終わらせることが出来たのです。Bさんはこれが出来ていなかったので終わりませんでした

仕事の内容を把握するというのは、段取り、順序立て、進め方などを理解し、どのように進めれば効率よく出来るかを考えることです

この見直しを習慣づければ、仕事の中にどのような無駄が潜んでいるのかを見つけることができます。単純にこなすのではなく、内容を意識して進めましょう

感情をコントロールする

この3つの中で一番厄介な問題です

自分の予定通り終わらない、グループでもうまくいかない。このような事態になる原因の1つに感情があります

この感情はもめ事を起こしたり、仕事を止めたりなど実に厄介なものです。そこでなるべく感情をコントロールするためにはどのような工夫があるかを考えましょう

  1. やり遂げた達成感を味わう
  2. これが終われば楽しいことが待っている
  3. 時間内に終わらせた自分をほめる
  4. 頑張ったご褒美に自分に何か与える

実際にこの4つをやるだけでも全然違います。変な話が自画自賛でいいのです

誰もやれないようなことを俺はやったんだ!

的な考えでやっていくと意外に進むものです。気を付けることは進めていく中で、難問にさしかかり問題を抱え込み、作業を止めてしまうことです

なるべく今出来ることをやる。難問は後日、別で時間を取り考える。このように区別し分離させます。そうすると感情的に楽になるので考え方を切り離しましょう

ですが感情というのはこんな簡単にコントロールできるものではないのも事実です

人それぞれなので自分の性格と向き合い、自分自身にとって喜びの感情とは何かを考えればいいでしょう

それでは今度は使用時間を確認することで見える時間管理を見ていきましょう

時間管理を確認する

時間を見えるようにするためには、どれ位時間をかけて物事をこなしているのかを記録する必要があります

時間内容を理解し、分析し効率を考えます。下の画像のtoggiのタイムマネージメントが有名です

こんな感じか~ぐらいの認識で十分です。ただの参考資料です

  1. 使用した時間の記録を取る
  2. それぞれの時間を比較する
  3. 時間の内容を評価する

この3つをみていきます

使用した時間の記録を取る

作業や勉強など、どこまで進めるのか決めます

そして目的を達成するまでかかった時間を記録します。開始時間や終了時間をちゃんと確認しましょう

この時に注意することは集中してやることです。余計な誘惑に負けて途中放棄にならないようにしてください

時間の記録をとるメリットは、どのような時間の使い方をしているのかを確認するためです。普段何気なくやっていることでも、もっと速くできるのではないかと再確認できます

集中していると意外に見えていないことが多く、見直してみると改善する箇所が発見できます

どのような内容にどのくらいの時間が必要なのかを把握し、改善することが目的です

上の画像で言えばゲージや時間数ですね

それぞれの時間を比較する

各自の使用時間をくらべてみましょう。これのメリットは合計時間数を計算し、1日の間で何にどのくらいの時間を使用しているのかを確認できます

実はこの時間確認は結構便利で、種類別で時間の調整をすることができます

例えば会議に時間がかかりすぎている、Aの仕事は少なくしてBに時間をかけようなど、使用時間の調整をできるようになります

必要な時間や削減する時間、後回しにする仕事など発見できることは多々あるので、やってみるのもいいと思います

時間の内容を評価する

時間を評価することはかなり重要です。どういうことかというと、使用した時間の中で無駄や効率を発見することが出来るからです

作業している中で無駄は無かったか?もっと効率のいい進め方はないか?省ける内容はあったか?など時間を短縮する要素を探せます

時間を評価できると、その時に何をすればよかったのか?何か他に選択肢はあったか?どのような行動をすればいいか?など多角的に物事を見ることができます

効率が上がらない企業は、このような小さな発見が出来ていないから、いつまで経っても成長を続けられないのだと思います

次は時間管理のマトリックスについて説明していきます

時間管理のマトリックス

時間管理のマトリックスとはスティーブン・R・コヴィー、A・ロジャー・メリル、レベッカ・R・メリルが提唱している時間管理の見方です

緊急性と重要性をかけ合わせることで優先順位をつけ、評価していくものです

第一領域  緊急性と重要性

この領域は仕事やプライベートも第一優先になる事項である

これを考える上で大事なことは重要な事と緊急的な状況をイメージすることです

メリットはいざその時が来た時、どのような対策や解決策があるのかを予め用意が出来ることです

第一領域をほったらかしにすると跳ね返ってくるダメージやデメリットが大きいのです。精神や肉体的に負担がかかってきます

しかもこういう状況に慣れておくとことがとても大事です。なぜなら焦らず対処ができ、間違いのリスクが抑えられるからです。思いつくものを書き出しておきましょう

  1. 状況の判断や時間に追われている
  2. 突然の予定変更やクレーム対応
  3. 身内や現場などの病気や事故
  4. 日本に多い自然災害

第二領域  緊急性はないが重要性はある

ある意味この第二領域はかなり重要なのです。なぜならこのポジションは時間や労力を投資する対象が多いからです

自分の成長を大きく伸ばす領域なので、時間投資を重要視することをお勧めします

  1. 健康管理や体のメンテナンス
  2. 読書や趣味、勉強や自己啓発
  3. メリットのある情報収集

第三領域  緊急性はあるが重要性はない

ここまでくると必然性が無くなってきます。重要性もない、レベルも3まで落ちているので、ある程度の対策で十分な領域です

  1. 突然の来客や友達の依頼
  2. 無意味な長時間会議や接待

第四領域  緊急性も重要性もない

もはやどうでもいい領域です。ぶっちゃけなくてもいいし、暇つぶし程度なので気にすることは無いです

  1. 暇つぶし
  2. ゲームやSNS

次は労働生産性について触れていきます

生産性の管理

生産性を高めるとは、どういうことなのか?
その答えは簡単で、一人頭が出来る仕事の生産性を拡大させることです

そのためには、特に時間や効率を煮詰めていくことが必要になります。物事は多角面で見ていきましょう

生産性とは時間当たりの成果のことです。計算式を見てみましょう

仕事量÷時間=生産性

となります。では生産性の高い働き方のコツを紹介します

生産性が高くなるコツ

生産性が高くなると、同じ時間内での生産量を増やすことが出来ます。増やすことが出来れば時間が作れるようになります

  1. 技術投資で自己作業の生産量を増やす(作業補助の技術など)
  2. 仕事をこなす重要なことを3つに絞り込む(内容や要点)
  3. 同じことを繰り返さない(メールなどの処理)
  4. 1日8時間を16コマの仕事として捉える(残業を前提で働かない)
  5. 仕事の絶対量を極力減らす(明日に持越すなど)
  6. 仕事の単位は30分単位で計画する(会議の長さ)
  7. 仕事前の30分でプランニングを考える(仕事の効率や人事計画)
  8. 要点や内容などの確認(共通認識を作る)
  9. 完璧主義ではなく修正主義にする(事業計画など)

1日100個作ってた物が200個になると、半日働いても100個なので後の半日の時間を確保できるようになります。

大事なことは、どのような働きや時間管理、効率などを行えば生産性を高めることが出来るのか、と考えるプロセスが重要です

この様なプロセスを考えることが、クリエイティブな発想やイノヴェーションに繋がるのです

そして生産性の成果は、コスト削減や利益拡大にもつながります。是非生産性を高めるためのプロセスを考えましょう

まとめ

結局自己管理や時間管理というのは、生産性をいかに上げていくか、の思考のプロセスなのです

仕事などを効率よく終わらせ、時間を多く確保できれば、その時間を有効に使うことが出来ます。勉強であったり趣味であったりと自分の成長を高めることが出来ます

1人の生産性を拡大させるために色々と考えてみましょう

ABOUTこの記事をかいた人

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